ペーパーレス会議

効率も良くなるペーパーレス会議を目指してエコに貢献しよう

ペーパーレス会議で準備・事後の業務効率

ペーパーレス会議をすることの一番のメリットは、会議の準備が簡素化される事だと思います。会議資料を出席者の人数分コピーして準備するのは、大変な時間と労力がかかります。準備していて一番面倒なのは、会議の直前で資料の差し替えや追加資料があった場合、資料のホッチキスをはずして差し替え・追加をして、またホッチキス止めする大変な手間が発生します。毎回膨大な枚数の資料をコピーして配布するのはコストもかかります。カラーコピーなら尚更です。そしてその資料の保存も大変です。
毎回資料を保存するとなると、整理の手間と保存スペースの確保も必要になってきます。資料が欲しい時に探す手間も増えます。また紙の資料は年数とともに劣化してきます。重要な資料は出来るだけ作成した時期の見やすい状態で保存したいものです。そして資料の中には特に重要な機密文書もあります。
会議のあと資料を個人が持ち帰り、保存に関して個人に任せると情報が洩れる危険があります。機密文書のような重要な資料は出来るだけ個人で持たない方が、機密保持の点からは有効だと思います。但し、全ての会議をペーパーレスにするのは賛成しません。あくまでも人数が多い場合、重要文書が含まれている場合を除いては、ケースバイケースで紙の資料の方が効率が良い場合もあります。そこは考慮が必要です。

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