ペーパーレス会議

効率も良くなるペーパーレス会議を目指してエコに貢献しよう

ペーパーレス会議を目指すこと

企業が環境に配慮している、というのは一つのアピールポイントになります。ですから、しっかりと紙のコストを削減できるようになるとそれは環境に配慮している、とアピールに使うこともできるのです。こうしたことは基本的によいことではあるのですがまずはシステムの導入をしないといけない、ということがあります。それがペーパーレス会議システムになります。これは紙を使うことなく、会議をするためのシステムです。単純にシステムのみを導入すれば丸く収まる、ということはなく、キチンと使い方も教える必要がありますし、当然、維持費などもかかることになります。
この点がペーパーレス会議導入時によく把握しておき、考えておくべきことになります。そもそも導入するべきなのか、ということにおいて、やはり初期コストというのは考えないといけないのです。ペーパーレス会議によって、得られるメリットと支払うべきコストの両方を知っておくべきです。その上でもメリットが上回ると判断されればやるべきです。
ちなみに長期的に考えればやはりメリットが大きいと考えるところが多いでしょう。まず紙の保管スペースすらコストカットできる、というのは途轍もなく大きなメリットであるといえるのは確かです。

ペーパーレス会議の実態と未来について

ペーパーレス会議を実施する会社が増えています。その目的は、紙資源の有効活用と経費削減が主な目的です。私が所属する会社でも、このペーパーレス会議を実施しております。しかし、資料が無いと会議が進みませんので、パワーポイントで資料を作成して、その資料をプロジェクトで投影して議事を進めていきます。会議はペーパーレスでたんたんと進められて、何の問題もなく終了します。そして、会議終了後に課題を与えられた者、議事録を記録する者、さらに、議事内容が気になった者は、各自の持ち場に戻った時にプリンタから資料を印刷しています。
確かに、会議に参加している人数分の資料を印刷することは無くなりましたが、完全にはペーパーレスとはなっていません。ペーパーレス会議を実現するには、紙媒体に代わる電子ペーパーなどを導入することが必要不可欠だと思いますが、どうしても、ペーパーレス会議=紙媒体を利用しない会議=経費削減と連想され、「経費削減になるならペーパーレス会議を採用しよう」と経営者の方々は即採用となりますが、電子ペーパーなどの設備投資が必要と提案すると、「まだうちの会社には必要ない」となるみたいです。
電子ペーパーも薄型、軽量となり、価格も手頃なものが提供されるようになれば、近い将来には本当の意味での「ペーパーレス会議」が実現されるかもしれませんね。ペーパーレス会議を実現するには、紙媒体に代わる電子ペーパーなどを導入することが必要不可欠だと思いますが、どうしても、ペーパーレス会議=紙媒体を利用しない会議=経費削減と連想され、「経費削減になるならペーパーレス会議を採用しよう」と経営者の方々は即採用となりますが、電子ペーパーなどの設備投資が必要と提案すると、「まだうちの会社には必要ない」となるみたいです。
電子ペーパーも薄型、軽量となり、価格も手頃なものが提供されるようになれば、近い将来には本当の意味での「ペーパーレス会議」が実現されるかもしれませんね。

ペーパーレス会議をするメリットについて

ペーパーレス会議をするメリットは印刷代を削減するだけではなくたくさんのメリットがあります。例えば会議の資料をパソコンに保存して簡単に探すことができます。いつ会議で使った資料なのか、どのようなジャンルで使用した資料なのか、誰が主催した会議の資料なのか検索することで一瞬で資料を開くことができます。また他のメリットとして保管する場所の削減にも繋がります。
たくさんの資料を抱えるとすぐに棚が埋まり次の棚を購入しなければいけません。また先ほど述べたようたくさんの棚の中から探さなければいけないため資料を探す時間がかかりとても効率が悪いです。3つめの利点として保管している紙は劣化していくのに対してデータで資料を管理する場合劣化していくことはありません。今は大容量を保管するためのクラウドやメモリーカードやUSBに保管することもできます。
エビデンスとして残す場合はいろいろな場所に保管し残すことで無くなることはありません。ペーパーレス会議では大事な資料は劣化するものではなくデータとして管理するほうがメリットが多いです。メリットをまとめると印刷代の削減、検索機能による時間短縮、保管エリアの削減、エビデンスの劣化の抑制がメリットとしてあげられます。これからの時代はペーパーレス会議かお奨めです。


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